Импорт помогает быстро загрузить в систему тарифы, инвентарь, клиентов и аренды из Excel или CSV-файла. Это удобно, если вы переходите в Rent in hand из другой системы, ведёте данные в таблицах или хотите массово добавить большое количество записей.
Импорт находится в разделе Настройки → Импорт данных.
Поддерживаемые форматы файлов:
.xlsx;
.csv.
После загрузки файла система автоматически определяет тип данных и колонки. На следующем шаге вы сможете проверить соответствие колонок и при необходимости изменить его вручную.
Рекомендуемый порядок импорта
Лучше загружать данные в таком порядке:
Тарифы — сначала создаются тарифы и расценки, чтобы потом привязать их к инвентарю.
Инвентарь — можно сразу связать с нужными тарифами.
Клиенты — нужны, чтобы аренды могли привязаться к существующим карточкам клиентов.
Аренды — лучше импортировать последними, когда тарифы, инвентарь и клиенты уже есть в системе.
Этот порядок рекомендованный, но не обязательный. Например, клиентов можно импортировать отдельно, а аренды без клиента тоже могут быть загружены. Но если вы хотите, чтобы все связи подтянулись автоматически, лучше придерживаться порядка выше.
Как подготовить файл
Перед импортом проверьте таблицу:
первая строка должна содержать названия колонок;
одна строка таблицы должна соответствовать одной записи;
не объединяйте ячейки;
названия колонок лучше делать понятными: Название, Артикул, Телефон, Тариф, Дата начала;
даты лучше указывать в одном формате, например дд.мм.гггг или дд.мм.гггг чч:мм;
Загрузите Excel или CSV-файл. После загрузки система попытается автоматически определить тип данных: тарифы, инвентарь, клиенты или аренды. Если в Excel-файле несколько листов, выберите нужный лист.
2. Колонки
На этом шаге нужно проверить, как колонки из файла сопоставились с полями Rent in hand.
В таблице отображается:
Колонка файла — название колонки из вашего файла;
Поле RIH — поле в системе, куда будут загружены данные;
Пример значения — пример данных из файла.
Если поле определилось неправильно, выберите нужное значение в выпадающем списке.
Если колонку не нужно импортировать, выберите:
— пропустить —
3. Проверка
На этом шаге система проверяет строки файла.
Вы увидите:
сколько всего строк найдено;
сколько строк готово к импорту;
сколько строк содержит ошибки;
какие строки требуют исправления.
Можно переключаться между всеми строками и строками с ошибками. Если ошибок нет, можно запускать импорт. Если ошибки есть, исправьте файл и загрузите его заново.
4. Импорт
После проверки нажмите кнопку Импортировать. Система создаст записи из файла. После завершения импорта данные появятся в соответствующих разделах.
Как импортировать тарифы
Тарифы нужны, чтобы система могла рассчитывать стоимость аренды инвентаря. Их можно импортировать отдельно, либо вместе с импортом инвентаря. Но если у вас много сложных расценок, то рекомендуется импортировать отдельным файлом.
Одна строка файла — это один тариф.
Колонки с ценами становятся расценками внутри тарифа.
Например, если в файле есть колонки 1 час, 3 часа, 1 сутки, это не три разных тарифа, а три расценки внутри одного тарифа.
Расценки от срока
Если цена зависит от длительности аренды, это можно указать отдельной колонкой.
Это значит:
если клиент берёт меньше 7 суток — сутки стоят 500;
если клиент берёт от 7 суток — сутки стоят 400.
При импорте это будет выглядеть так:
Что проверить при импорте тарифов
На шаге сопоставления колонок проверьте:
колонка с названием тарифа сопоставлена с полем Название тарифа;
колонки с ценами сопоставлены как расценки;
пустые колонки пропущены;
цены указаны числом.
Как импортировать инвентарь
Инвентарь — это позиции, которые вы сдаёте в аренду.
Одна строка файла должна соответствовать одной позиции инвентаря.
Если вы до этого уже импортировали тарифы, то при импорте нужно указать колонку Название тарифа, при этом все остальные расценки файла лучше пропустить, чтобы не создавались новые тарифы.
Если тарифы не импортировали до этого, то вы можете автоматически создать новые тарифы при импорте инвентаря, для этого выберите соответствующие ценам колонки.
Дополнительные параметры инвентаря
Если в файле есть характеристики, для которых нет в карточке инвентаря специальных полей, вы можете добавить их как доп. поля.
В импорте доп. поля автоматически распознаются. Нажмите кнопку «Добавить как параметры» или пропустите эти поля.
После импорта в карточке появятся параметры:
Бренд: Ninebot;
Размер: Универсальный;
Цвет: Чёрный;
Состояние: Хорошее.
Как импортировать клиентов
Клиенты нужны для оформления аренд и хранения контактных данных.
Одна строка файла должна соответствовать одному клиенту.
Какие данные можно импортировать
Для клиента физ.лица можно импортировать:
тип клиента;
фамилию;
имя;
отчество;
название компании;
телефон;
email;
адрес;
дату рождения;
источник привлечения;
комментарий;
паспортные данные;
ИНН;
реквизиты юрлица;
скидки;
отметку в чёрном списке.
Для клиента юр.лица можно импортировать:
тип клиента;
название компании;
ФИО директора;
название компании;
расчетный счет;
Корр. счет;
ИНН;
БИК;
КПП;
ОГРН;
название банка;
телефон;
email;
адрес;
источник привлечения;
скидки;
отметку в чёрном списке
Как импортировать аренды
Аренды лучше импортировать после тарифов, инвентаря и клиентов. Так система сможет связать аренду с нужным клиентом, инвентарём и тарифом.
Как связываются аренды
Аренда может связываться с клиентом по:
ФИО;
Телефону.
Аренды можно импортировать без клиентов. А также, при импорте аренд будут создаваться клиенты, если у них указано ФИО и телефон.
Инвентарь может связываться по:
Названию;
Артикулу;
Если система не распознает нужный инвентарь, то аренда не импортируется.
Несколько позиций в аренде
Если в одной аренде несколько позиций, лучше подготовить файл так: одна строка — одна аренда, а инвентарь перечислен в одной ячейке;
Оплаты
Для аренды можно импортировать:
итоговую сумму;
сумму оплаты;
способ оплаты;
дату платежа;
скидку или наценку.
Залог
Можно импортировать:
Тип залога (документ/паспорт/снилс)
Сумму денежного залога
Что делать на шаге проверки
После сопоставления колонок система покажет результат проверки.
В верхней части отображаются счётчики:
Всего — сколько строк найдено в файле;
Готово — сколько строк можно импортировать;
С ошибками — сколько строк нужно исправить.
Если строка готова, в деталях будет указано OK.
Если есть ошибка, система покажет, что именно нужно исправить.
Например:
не найден инвентарь;
не заполнено обязательное поле;
превышен лимит тарифа.
Можно включить фильтр Только ошибки, чтобы посмотреть только проблемные строки.
Короткая схема
Подготовьте Excel или CSV.
Загрузите файл в разделе Настройки → Импорт данных.
Выберите тип данных и лист, если в файле несколько листов.