Імпарт | Rent in Hand

Як імпартаваць базу інвентару ў праграму Rent in Hand

Імпарт дапамагае хутка загрузіць у сістэму тарыфы, інвентар, кліентаў і арэнды з Excel або CSV-файла. Гэта зручна, калі вы пераходзіце ў Rent in hand з іншай сістэмы, вядзеце даныя ў табліцах або хочаце масава дадаць шмат запісаў.

Імпарт знаходзіцца ў раздзеле Налады → Імпарт даных.

Падтрымліваюцца фарматы файлаў:

.xlsx;
.csv.

Пасля загрузкі файла сістэма аўтаматычна вызначае тып даных і калонкі. На наступным кроку можна праверыць адпаведнасць калонак і пры неабходнасці змяніць яе ўручную.

Рэкамендаваны парадак імпарту

Лепш загружаць даныя ў такім парадку:

Тарыфы — спачатку ствараюцца тарыфы і расцэнкі, каб потым прывязаць іх да інвентару.
Інвентар — можна адразу звязаць з патрэбнымі тарыфамі.
Кліенты — патрэбныя, каб арэнды маглі прывязацца да існых картак кліентаў.
Арэнды — лепш імпартаваць апошнімі, калі тарыфы, інвентар і кліенты ўжо ёсць у сістэме.

Гэты парадак рэкамендаваны, але не абавязковы. Напрыклад, кліентаў можна імпартаваць асобна, а арэнды без кліента таксама могуць быць загружаны. Але калі вы хочаце, каб усе сувязі падцягнуліся аўтаматычна, лепш прытрымлівацца гэтага парадку.

Як падрыхтаваць файл

Перад імпартам праверце табліцу:

першы радок павінен змяшчаць назвы калонак;
адзін радок табліцы павінен адпавядаць аднаму запісу;
не аб'ядноўвайце ячэйкі;
назвы калонак лепш рабіць зразумелымі: Назва, Артыкул, Тэлефон, Тарыф, Дата пачатку;
даты лепш указваць у адным фармаце, напрыклад дд.мм.гггг або дд.мм.гггг гг:хх;

Для зручнасці можна спампаваць шаблон імпарту і запоўніць яго сваімі данымі.

Агульны працэс імпарту

Імпарт адбываецца ў 4 крокі.

1. Файл

Загрузіце Excel або CSV-файл. Пасля загрузкі сістэма паспрабуе аўтаматычна вызначыць тып даных: тарыфы, інвентар, кліенты або арэнды. Калі ў Excel-файле некалькі аркушаў, выберыце патрэбны.

2. Калонкі

На гэтым кроку праверце, як калонкі файла супастаўлены з палямі Rent in hand.

У табліцы адлюстроўваецца:

Калонка файла — назва калонкі вашага файла;
Поле RIH — поле сістэмы, куды будуць загружаны даныя;
Прыклад значэння — прыклад даных з файла.

Калі поле вызначана няправільна, выберыце патрэбнае значэнне ў выпадальным спісе.

Калі калонку не трэба імпартаваць, выберыце:

— прапусціць —

3. Праверка

На гэтым кроку сістэма правярае радкі файла.

Вы ўбачыце:

колькі ўсяго радкоў знойдзена;
колькі радкоў гатова да імпарту;
колькі радкоў утрымлівае памылкі;
якія радкі трэба выправіць.

Можна пераключацца паміж усімі радкамі і радкамі з памылкамі. Калі памылак няма, запускайце імпарт. Калі ёсць — выпраўце файл і загрузіце яго зноў.

4. Імпарт

Пасля праверкі націсніце кнопку Імпартаваць. Сістэма створыць запісы з файла. Пасля завяршэння імпарту даныя з'явяцца ў адпаведных раздзелах.

Як імпартаваць тарыфы

Тарыфы патрэбныя, каб сістэма магла разлічваць кошт арэнды інвентару. Іх можна імпартаваць асобна або разам з інвентаром. Але калі ў вас шмат складаных расцэнак, рэкамендуецца імпартаваць іх асобным файлам.

Адзін радок файла — адзін тарыф.

Калонкі з цэнамі становяцца расцэнкамі ўнутры тарыфу.

Напрыклад, калі ў файле ёсць калонкі «1 гадзіна», «3 гадзіны», «1 суткі», гэта не тры розныя тарыфы, а тры расцэнкі ўнутры аднаго тарыфу.

Расцэнкі ў залежнасці ад тэрміну

Калі цана залежыць ад працягласці арэнды, гэта можна ўказаць асобнай калонкай.

Гэта значыць:

калі кліент бярэ менш чым на 7 сутак — суткі каштуюць 500;
калі кліент бярэ ад 7 сутак — суткі каштуюць 400.

Пры імпарце гэта будзе выглядаць так:

Што праверыць пры імпарце тарыфаў

На кроку супастаўлення калонак праверце:

калонка з назвай тарыфу супастаўлена з полем Назва тарыфу;
калонкі з цэнамі супастаўлены як расцэнкі;
пустыя калонкі прапушчаны;
цэны ўказаны лікамі.

Як імпартаваць інвентар

Інвентар — пазіцыі, якія вы здаеце ў арэнду.

Адзін радок файла павінен адпавядаць адной пазіцыі інвентару.

Калі вы ўжо імпартавалі тарыфы, пры імпарце ўкажыце калонку «Назва тарыфу», а ўсе астатнія расцэнкі файла лепш прапусціць, каб не ствараліся новыя тарыфы.