Прокат — это бизнес, в котором каждая ошибка в учёте оборачивается реальным убытком: дважды забронированный велосипед, потерянный паспорт клиента, неучтённый залог, отдача инструмента «под честное слово». Когда пунктов проката становится больше одного, а инвентаря — больше сотни, тетрадь и Excel перестают справляться физически.
Система управления прокатом — это программа, которая держит в одном месте инвентарь, бронирования, договоры, оплаты, смены сотрудников и аналитику. Ниже разбираем, что именно она автоматизирует, какие задачи решает в шести типовых нишах, как устроен Rent in Hand, чем мы отличаемся от Excel и от других CRM, и сколько это стоит.
скриншот: главный дашборд Rent in Hand с активными арендами, выручкой за день и графиком загрузки инвентаря
Что такое система управления прокатом
Система управления прокатом — это специализированное программное обеспечение для арендного бизнеса, которое заменяет ручной учёт в тетради, таблицах Excel или универсальных CRM. От обычной CRM она отличается тем, что строится вокруг главной сущности проката — единицы инвентаря с её состоянием, графиком занятости и историей выдач.
Если в розничной торговле программа отслеживает остаток на складе, то в прокате нужно знать большее: где сейчас этот конкретный велосипед, кому он выдан, на каких условиях, когда вернётся, в каком состоянии вернулся в прошлый раз, какой по нему был залог и сколько он принёс выручки за квартал. Excel-таблица справляется с учётом, пока единиц инвентаря десятки и оформляет аренду один человек. Как только смены становится две, а филиалов — два или три, таблица перестаёт быть источником правды: один сотрудник забыл записать выдачу, другой проставил неправильную дату возврата, третий потерял паспортные данные клиента.
Хорошая система проката решает шесть базовых задач. Первое — учёт инвентаря в режиме реального времени, чтобы любой сотрудник на любой точке видел, что свободно прямо сейчас. Второе — оформление договора и закрепление залога за минуту, без переписывания паспортных данных вручную. Третье — приём оплаты с фиксацией в кассе по 54-ФЗ. Четвёртое — онлайн-бронирование через виджет на сайте, чтобы заявка попадала в систему без участия оператора. Пятое — управление сменами и расчёт зарплаты сотрудников. Шестое — прозрачная аналитика по выручке, загрузке инвентаря и клиентской базе.
Тетрадь и Excel закрывают первые две задачи и то частично. Универсальные CRM закрывают воронку лидов, но не понимают понятий «инвентарь занят с 14:00 до 16:00» и «возврат с залогом 5000 ₽». Отраслевая система проката закрывает все шесть задач из коробки.
Кому нужна автоматизация проката
Автоматизация окупается уже на одном пункте проката, если в нём больше 30 единиц инвентаря или больше двух сотрудников. Ниже шесть ниш, в которых Rent in Hand используют чаще всего.
Прокат строительного и электроинструмента
Перфораторы, бетономешалки, генераторы, виброплиты — оборудование, которое уходит на сутки-двое и возвращается грязным, иногда повреждённым. Здесь критичны три вещи: жёсткий контроль залога (стоимость инструмента может быть выше суточной аренды в 50 раз), фиксация состояния «до и после» с фото, расчёт стоимости с учётом дробных тарифов (часы, сутки, выходные дни).
В прокате инструмента поддержка нужна не для красоты — клиент стоит на стойке с перфоратором, и если касса не пробивает чек, его терять нельзя.
Велопрокат и прокат самокатов
Сезонный бизнес с высоким оборотом: десятки выдач в день в пик сезона, по 30–60 минут каждая, частые продления «ещё на полчасика». Здесь важны скорость оформления (договор за 15 секунд), удобное мобильное приложение для приёмки на ходу, виджет онлайн-бронирования на сайте — клиенты заранее бронируют на выходные.
скриншот: мобильное приложение Rent in Hand на смартфон — экран с активной арендой велосипеда
Прокат спецтехники и автомобилей
Длительные аренды от суток, крупные залоги, обязательная фотофиксация повреждений, доп. услуги (страховка, доставка, водитель). Система ведёт график занятости каждой единицы, считает пени за просрочку, учитывает дополнительные параметры через произвольные поля карточки. Интеграция с amoCRM закрывает воронку: лид с сайта → коммерческое предложение → договор → закрытая сделка с правильной выручкой в отчёте.
Прокат спортивного инвентаря
Сноуборды, лыжи, сапборды, кайты, снаряжение для дайвинга. Сезонность, парный учёт (лыжи + ботинки + палки одного клиента), залог в виде паспорта или денег. Система помогает не отдать половину комплекта в одну аренду, а вторую — в другую, потому что комплекты хранятся как связанные позиции и выдаются вместе.
Прокат ивент-оборудования и фототехники
Звуковое оборудование, световые приборы, экраны, мебель, фототехника. Для ивентов критична возможность собрать «комплект на свадьбу» из 30 позиций одним договором, посчитать сумму по тарифу «выходные дни», зарезервировать инвентарь на конкретную дату за два месяца до события.
Прокат вечерних платьев — отдельная подниша. В прокате одежды важны фотофиксация состояния после возврата, история по каждой вещи, штрафы за пятна и порчу.
Многопунктовые сети (3+ точки)
Когда точек становится три и больше, ручной учёт перестаёт быть вариантом физически: разные сотрудники, разные смены, разные кассы, общий клиент, который сегодня взял велосипед в одном пункте, а завтра пришёл за самокатом в другой. Облачная система даёт единую базу клиентов и инвентаря, ролевой доступ (сотрудник видит свою точку, директор — все), отдельную аналитику по точкам и сводную по сети. Залог, оставленный на точке А, корректно возвращается на точке Б.
Что умеет Rent in Hand
Учёт инвентаря и склад
В системе инвентарь хранится как структура из категорий, моделей и конкретных единиц. Категория — «электроинструмент», модель — «перфоратор Makita HR2470», единица — серийный номер №12, серийный номер №13 и так далее. У каждой единицы свой график занятости, своя история выдач, свой статус (свободен / в аренде / на ТО / списан).
Что важно: можно вести как штучный учёт (для дорогого оборудования с серийниками), так и количественный (для расходных позиций — шлемы, наколенники, тросы). Поддерживаются комплекты — связанные позиции, которые выдаются и возвращаются вместе. Поддерживается перемещение инвентаря между точками с актом передачи.
Карточка единицы инвентаря содержит закупочную цену, дату ввода в эксплуатацию, фотографии, серийный номер, текущее местоположение, журнал техобслуживания и финансовый отчёт «сколько эта единица принесла за всё время». Последнее особенно ценно при принятии решения о списании: видно, что велосипед №7 окупился в 12 раз, а велосипед №3 — только в 1.5, потому что половину сезона стоял на ремонте.
скриншот: карточка единицы инвентаря с фото, графиком занятости и финансовой статистикой
Договоры аренды с залогом
Договор формируется автоматически из шаблона с подстановкой данных клиента, инвентаря, тарифа, залога, дат начала и окончания. Шаблон правится под юрлицо — реквизиты, логотип, формулировки об ответственности, штрафах, форс-мажоре.
Залог фиксируется в системе: денежный (с указанием суммы) или документарный (паспорт, водительские права, военный билет, СТС). При возврате инвентаря залог автоматически предлагается к возврату; если есть штрафы или повреждения — сумма списывается частично или полностью с указанием причины. История по каждому залогу хранится в карточке клиента.
Договор печатается на принтере или отправляется клиенту на email/в мессенджер в формате PDF. На скорость оформления повторных клиентов это сильно влияет: вместо переписывания паспортных данных система подставляет всё из карточки за пару кликов. На сайте мы пишем «договор за 15 секунд» — это про повторного клиента; новый оформляется за 1–2 минуты вместе с заполнением данных паспорта.
Онлайн-бронирование через виджет
Виджет — это блок кода, который встраивается на сайт. Клиент выбирает категорию, конкретную модель, дату начала и окончания аренды, при необходимости оплачивает онлайн. Бронирование сразу попадает в систему, инвентарь блокируется на выбранный период, сотруднику приходит уведомление.
Виджет ставится на любой сайт — Tilda, WordPress, любой самописный. Он адаптивный (работает на мобильном), его можно стилизовать под фирменные цвета. Виджет с онлайн-оплатой подключается отдельно — единоразово 35 000 ₽ за установку и настройку. Есть и второй формат витрины бронирования — мини-приложение ВКонтакте, если основной трафик у вас идёт из соцсети.
скриншот: виджет онлайн-бронирования на сайте клиента с выбором дат и моделей
Мобильное приложение
Приложение для Android есть в RuStore, для Android — в RuStore. Это полноценный рабочий инструмент, а не урезанная версия для просмотра: сотрудник может оформить аренду, принять возврат, провести оплату, сфотографировать состояние инвентаря до и после, отправить чек клиенту. Подходит для бизнесов без офиса — выездная аренда квадроциклов, прокат сапбордов на пляже, доставка спецтехники на объект.
Все данные хранятся в облаке, поэтому переход с веб-панели на мобильное и обратно бесшовный: открыли аренду на стойке в браузере — продолжили на телефоне в зале.
Касса, чеки 54-ФЗ
Интеграция с онлайн-кассой АТОЛ позволяет пробивать фискальные чеки по 54-ФЗ прямо из системы. При завершении аренды система отправляет в кассу команду с номенклатурой, суммой, способом оплаты, фискализирует чек и отправляет копию клиенту на email или по SMS. Для нескольких юрлиц настраиваются отдельные кассы.
Что входит в чек: услуга аренды, доп. услуги (доставка, страховка), штрафы за просрочку, возврат залога отдельной строкой.
Аналитика и отчёты
Дашборд по умолчанию показывает выручку за день/неделю/месяц, количество активных аренд, загрузку инвентаря в процентах, новых клиентов, средний чек. Отчёты глубже: оборачиваемость каждой единицы инвентаря, рентабельность категории, динамика повторных обращений, эффективность каждой точки, KPI сотрудников.
Аналитика — это не «графики ради графиков». На реальных данных видны три типа решений: что докупить (категории с высокой занятостью и очередью на бронирование), что списать (единицы с низкой выручкой и высокими затратами на ТО), кого уволить или повысить (сотрудники с самыми длинными чеками и самым высоким повторным обращением).
Поверх отчётов работает ИИ-помощник: он строит прогноз дохода и посещаемости на ближайший период, чтобы планировать закупки и смены не на глаз, а по данным.
скриншот: страница аналитики с отчётом по оборачиваемости инвентаря
Управление сотрудниками и сменами
Каждый сотрудник заводится в системе с ролью: оператор, кассир, директор точки, владелец сети. Роль определяет права: оператор оформляет аренды, кассир видит финансовые отчёты, директор управляет инвентарём, владелец видит всё.
Смены отмечаются открытием и закрытием на конкретной точке. Внутри смены система считает выручку, выданные чеки, среднее время оформления, кассовые расхождения. Зарплата считается автоматически: оклад + процент от продаж + бонусы. Сотрудник видит свой заработок в реальном времени — это мотивирует продавать активнее (например, предлагать страховку или доп. услуги).
Интеграции (amoCRM, касса АТОЛ, SMS, телефония)
Rent in Hand работает в связке со стандартным стеком российского B2B: amoCRM для воронки продаж, Integrilla для рассылок в WhatsApp и Telegram, СМС Дисконт (через IQ SMS) для уведомлений и кодов подтверждения, онлайн-касса АТОЛ для фискальных чеков по 54-ФЗ, телефония Новофон и «Мои звонки» для связи и SMS, Google Календарь для синхронизации брони с календарём сотрудника, F.Doc для подписания договоров по ссылке.
Связка с amoCRM устроена так: лид из формы на сайте создаёт сделку в amoCRM, при закрытии сделки в стадии «оплачено» — автоматически создаётся аренда в Rent in Hand с привязкой к клиенту и инвентарю. Обратный поток тоже работает: завершённая аренда в Rent in Hand попадает в amoCRM как успешная сделка с корректной суммой, что даёт правильную аналитику по конверсии и выручке.
Как работает учёт проката в Rent in Hand
Разберём типовой сценарий: клиент приходит в пункт проката за велосипедом на 4 часа.
Шаг 1. Сотрудник открывает Rent in Hand в браузере или в мобильном приложении. На главном экране сразу видно расписание занятости велосипедов — какие свободны прямо сейчас, какие зарезервированы на ближайший час.
скриншот: экран выбора инвентаря с цветным графиком занятости
Шаг 2. Сотрудник нажимает «Новая аренда», выбирает свободный велосипед нужной модели и размера, указывает срок — 4 часа. Система автоматически считает стоимость по тарифу «почасовой выходного дня» и предлагает залог — например, 5000 ₽ или паспорт.
Шаг 3. Если клиент новый — заполняется карточка: ФИО, телефон, паспорт. Если повторный — карточка подтягивается по номеру телефона за секунду.
Шаг 4. Договор формируется автоматически и распечатывается на принтере. Клиент подписывает один экземпляр, второй забирает себе. Параллельно сотрудник принимает оплату — наличными в кассу или картой, чек пробивается онлайн-кассой автоматически.
Шаг 5. Через 4 часа клиент возвращается. Сотрудник открывает аренду, нажимает «Возврат», осматривает велосипед. Если всё в порядке — закрывает аренду, залог возвращается. Если есть повреждение — фиксирует фото, выставляет штраф, часть залога удерживается, разница возвращается клиенту.
Шаг 6. Сделка попадает в аналитику: выручка прибавилась к дневной, велосипед №12 пополнил счётчик оборачиваемости, клиент пополнил счётчик повторных обращений. На вечерней сверке владелец открывает дашборд и видит итоги дня.
Весь сценарий — от входа клиента до выхода с подписанным договором — занимает 1–2 минуты. Для повторного клиента — 15–30 секунд. Это и есть автоматизация: ровно те операции, которые раньше съедали человеко-часы, делаются нажатием кнопки.
Сравнение: Excel vs Rent in Hand vs конкуренты
| Критерий | Excel-таблица | RentProg | Rent in Hand |
|---|---|---|---|
| Мобильное приложение Android/Android | нет | нет | да, в RuStore и RuStore |
| Виджет онлайн-бронирования | нет | да | да, адаптивный |
| Учёт сотрудников и смен | сложно, вручную | базовый | полноценный, с расчётом ЗП |
| Поддержка | сами себе | есть | чат на сайте + менеджер + онбординг |
| Договор/акт автоматически | вручную | да | да, за 15 секунд |
| Бесплатный период | — | есть | 7 дней, без привязки карты |
| Рейтинг на CRMindex | — | — | 4.8 (19 отзывов) |
| Интеграция с онлайн-кассой 54-ФЗ | нет | — | да, АТОЛ |
| Интеграция с CRM (amoCRM) | нет | — | да |
| ИИ-помощник (прогноз дохода и посещаемости) | нет | нет | да |
| Мобильное приложение с фотофиксацией | нет | нет | да |
Excel закрывает только базовую функцию учёта, и то ценой постоянного внимания.
Скорость оформления — это про комфорт сотрудника и пропускную способность точки в пик. Договор и акт формируются автоматически за 15 секунд, а само оформление повторного клиента укладывается в минуту: за смену это десятки сэкономленных минут, которые оператор тратит на клиентов, а не на бумаги.
Интеграции
Rent in Hand работает не в вакууме, а в связке с инструментами, которые уже стоят в типовом российском бизнесе. Полный список интеграций на текущий момент — восемь готовых коннекторов:
- amoCRM — двусторонняя синхронизация лидов и сделок. Аренда в Rent in Hand = сделка в amoCRM с правильной суммой.
- Integrilla — рассылки клиентам, подтверждения брони, напоминания о возврате в WhatsApp и Telegram без выхода из системы.
- СМС Дисконт (через IQ SMS) — SMS-уведомления, коды подтверждения, рассылки. Подходит для регионов, где мессенджеры используют меньше.
- Мои звонки — телефония и SMS: входящие/исходящие звонки подвязываются к карточке клиента.
- Телефония Новофон — приём и совершение звонков прямо из системы.
- Онлайн-касса АТОЛ — фискальные чеки по 54-ФЗ. Чек пробивается автоматически при завершении аренды.
- F.Doc — электронная подпись договоров: клиент подписывает по ссылке, без бумаги и планшета.
- Google Календарь — синхронизация графика занятости инвентаря и расписания сотрудников с личным календарём.
Сверх восьми интеграций есть открытое REST API (на тарифах Бизнес и Профи) для собственных коннекторов — его используют клиенты с самописными CRM и для подключения нестандартных сервисов.
Интеграции — это не маркетинговый список. Каждая работает в продакшене у клиентов и поддерживается. Если нужного коннектора в списке нет — есть API, через который разработчик клиента закроет задачу за разумное время.
Тарифы и начало работы
Три тарифа, каждый с месячной и годовой оплатой. Годовая оплата выгоднее — до 30% экономии в зависимости от тарифа.
Старт — 1 250 ₽/мес (850 ₽/мес при оплате за год). Для одного пункта проката: 1 точка, 1 сотрудник, до 100 единиц инвентаря и 100 клиентов. Включены договоры, касса, мобильное приложение, базовая аналитика.
Бизнес — 2 500 ₽/мес (2 000 ₽/мес при оплате за год). Подходит для растущих бизнесов и небольших сетей: до 3 пунктов, 5 сотрудников, 1000 единиц инвентаря и 1000 клиентов. Добавлены управление сменами с расчётом ЗП, расширенная аналитика и доступ к REST API.
Профи — 5 000 ₽/мес (3 500 ₽/мес при оплате за год). Для сетей от 3 пунктов и сложного бизнеса. Без ограничений по точкам, сотрудникам, инвентарю и клиентам. Подключаются модули «Склад + Магазин», «Ремонтная мастерская» и «Доставка», есть REST API и индивидуальные доработки шаблонов договоров.
скриншот: страница тарифов с тремя планами и переключателем месяц/год
7 дней бесплатно — без привязки карты. Регистрация занимает минуту, телефон и email — все, что нужно. После триала вы или продолжаете, или нет, никаких автосписаний. Подробности по тарифам — на странице Тарифы.
Часто задаваемые вопросы
В Rent in Hand входит шесть основных блоков: учёт инвентаря с карточками и графиками занятости, оформление аренды с автоматическим формированием договора, приём оплаты и пробитие чека по 54-ФЗ, онлайн-бронирование через виджет на сайте, мобильное приложение для сотрудников, аналитика по выручке и инвентарю. Дополнительно — управление сотрудниками со сменами и расчётом ЗП, интеграции с amoCRM, WhatsApp, SMS и онлайн-кассами. Конкретный набор функций зависит от тарифа: на Старте — базовый блок, на Бизнесе и Профи — все возможности с расширенной аналитикой и без ограничений по точкам.
Да, тариф Старт за 850 ₽/мес при годовой оплате рассчитан именно на один пункт проката. Это меньше, чем стоит час работы наёмного сотрудника. Окупаемость наступает в первый же месяц за счёт двух эффектов: исключения двойных бронирований (минус потерянная выручка и минус возвраты разозлённым клиентам) и ускорения оформления (один сотрудник успевает обслужить больше клиентов в пиковые часы). Большинство наших клиентов с одной точкой остаются на Старте годами.
Импорт инвентаря — через шаблон Excel. Вы выгружаете список единиц с категориями, ценами и тарифами, заливаете в Rent in Hand, проверяете соответствие колонок, импортируете. Клиентская база переносится так же. Из других CRM (amoCRM) можно подтянуть контакты через интеграцию, без выгрузки в файл. Если в исходной системе данные структурированы нестандартно, поддержка помогает разобрать миграцию — это входит в первичную настройку и бесплатно.
Полноценная работа с системой требует интернета — это облачное решение, данные хранятся в защищённом дата-центре, и это правильно: они не теряются при поломке локального компьютера, доступны с любого устройства, бэкапы автоматические. Мобильное приложение даёт ту же базу под рукой — оформить аренду, принять возврат и сфотографировать состояние инвентаря можно прямо с телефона, без привязки к стационарному рабочему месту.
Тарифы начинаются от 850 ₽/мес при годовой оплате (тариф Старт). Бизнес — 2 000 ₽/мес, Профи — 3 500 ₽/мес, всё в год. При помесячной оплате — 1 250 / 2 500 / 5 000 ₽ соответственно. Бесплатный пробный период — 7 дней без привязки карты. Карту привязывать не нужно. После триала вы выбираете тариф или прекращаете использовать систему, никаких автосписаний. Регистрация — на rentinhand.ru , занимает минуту.
Любого. В системе нет ограничений по категориям — вы заводите свои с любыми произвольными параметрами. Используют для проката: строительного и электроинструмента, велосипедов и самокатов, спецтехники и автомобилей, спортивного инвентаря (сноуборды, лыжи, сапборды), ивент-оборудования (звук, свет, мебель), фототехники, вечерних платьев и костюмов, детских товаров, музыкальных инструментов. Если у инвентаря есть единичная учётная единица и временная аренда — Rent in Hand подойдёт.
Попробовать 7 дней бесплатно — без карты
Регистрация на rentinhand.ru занимает минуту. За 7 дней вы успеваете залить инвентарь, оформить первые аренды, посмотреть аналитику, протестировать виджет на своём сайте. Карту привязывать не нужно — после триала просто выбираете тариф или нет.
Если что-то непонятно по ходу — пишите в поддержку — чат на сайте всегда под рукой. Отвечаем оперативно, в выходные тоже. Разработчик ООО «Юсфулсофт» (ИНН 6163221328, Ростов-на-Дону), все официальные документы в порядке — и для тендеров, и для бухгалтерии.