Как правильно и легко вести учет оборудования, сдаваемого в аренду

Бизнес на прокате оборудования, инструментов или транспорта с каждым годом набирает обороты и пользуется популярностью у потребителей. Расскажем, как правильно вести бухгалтерский учет аренды основных средств, как учитывать затраты на ремонт таких объектов, а также какие сервисы существенно облегчают ведение арендного бизнеса.

Бухгалтерский учет аренды

Взять инструменты или оборудование во временное пользование — отличная возможность решить свои задачи без дополнительных трат на их приобретение, дальнейшее хранение или ремонт. Именно поэтому на сегодняшний день прокат — востребованная услуга.

Но прибыльность такого бизнеса зависит от того, насколько грамотно арендодатель будет вести учет оборудования и клиентов. Сначала разберем, как правильно собственнику имущества осуществлять бухгалтерский учет операций по аренде.

Как оформить операции по аренде

Для документального подтверждения арендных отношений у арендодателя и арендатора должны быть:

• Договор аренды с подробным описанием условий, объектов и т.д. Это основной документ, который дает экономическое обоснование для зачисления доходов арендодателя на баланс. Аренда может быть как краткосрочная, так и долгосрочная.
• Акт приема-передачи объектов. Прилагается к договору и подтверждает фактический переход объекта из рук в руки. Арендная плата взимается с даты подписания этого документа.
• Счета-фактуры по арендной плате. Арендодатель — плательщик налога на добавленную стоимость, поэтому в целях корректного ведения бухучета и налогообложения счета-фактуры на величину арендных платежей обязательно должны быть в наличии.

Учет оборудования у арендодателя

Если аренда для юридического лица — это основной вид деятельности, то бухгалтерия для учета будет использовать счет 90.

Расходы на ремонт арендованного оборудования

По договору расходы на содержание или ремонт оборудования, которое сдается в аренду, может нести как собственник, так и арендатор. Последний такие затраты учитывает на 20 или 44 счетах, как расходы по обычной деятельности.

В свою очередь арендодатель может учитывать ремонт в счет будущих арендных платежей.

Автоматизация арендного бизнеса

Итак, с точки зрения бухгалтерии все операции по аренде регламентированы законодательно. Но как на практике организовать учет оборудования или инвентаря, эффективное ведение клиентской базы, контроль за работой сотрудников и консолидацию данных для аналитики?

Владельцы арендного бизнеса, как правило, выбирают один из трех вариантов ведения дел:

• Вручную — при помощи обычных книг учета, в которых фиксируют, какой инвентарь, кому и на какой срок передан. При таком варианте вложения минимальны, но с ростом оборота неминуемо растет количество ошибок и временные траты.
• Бесплатные программы — например, Excel или онлайн-таблицы. Более современное решение, но все так же несовершенное относительно ведения клиентской базы или аналитики. Сложно свести к минимуму человеческий фактор.
• Сервисы автоматизации услуг проката. Специализированные программы учета аренды инвентаря позволяют быстро отслеживать любые движения по прокату, легко взаимодействовать с клиентами и проводить подробную аналитику.

Рассмотрим, какие возможности и перспективы открывает софт автоматизации проката перед бизнесом — на примере отечественной разработки Rent in Hand.

Сервис для учета и автоматизации проката Rent in Hand

Программа разработана специально для индустрии проката и позволяет эффективно организовать, контролировать и анализировать аренду:

• Спортивного инвентаря — роликовые или фигурные коньки, самокаты, велосипеды.
• Фотогаджетов — фотоаппараты, объективы, штативы и т.д.
• Транспорта — автомобили, мотоциклы, мопеды, сапы, катамараны.
• Одежды — карнавальные костюмы, дорогие вечерние платья, аксессуары.
• Товаров для детей — коляски, кроватки, весы, переноски и т.д.
• Туристических принадлежностей — палатки, спальники, рюкзаки.
• Строительного инвентаря — инструменты, оснастка, оборудование.

Rent in Hand автоматизирует всесторонний учет и другие рутинные действия:

• Учет объектов — все данные о прокате в реальном времени, круглые сутки.
• Работа с клиентами — сегментация базы, мгновенные уведомления, отслеживание истории клиента и т.д.
• Создание документов — договоры и акты приема-передачи генерируются оперативно и автоматически.
• Контроль за сотрудниками — предусмотрены уведомления об открытии и закрытии рабочей смены.
• Аналитика — возможность формировать отчеты без дополнительных временных трат; доходы и расходы наглядны и всегда под рукой.

Дополнительно работает модуль с искусственным интеллектом, который поможет спрогнозировать посещаемость и доход на следующий месяц.

Возможности сервиса автоматизации

Внутренняя «кухня» арендного бизнеса связана не только с учетом инвентаря. Продажи, склады, ремонты, интеграция с CRM, мотивация работников — все эти процессы тоже можно оптимизировать. Главное — подобрать удобный сервис, который даст единое решение.

Например, Rent in Hand предусматривает такие дополнительные модули:

• Ремонтная мастерская. Время на проведение ремонтных работ, соответствующие расходы, учет заявок и сроки их закрытия.
• Склад и продажи. Точный учет товарных остатков и продаж сопутствующих товаров — например, воды, запчастей или любых расходников. Реализацию товаров можно осуществлять сразу на странице оформления аренды или в заявке на ремонт.

Кроме этого, разработано мобильное приложение. Если вы оказываете услуги на выезде, то для полноценной работы достаточно просто установить его на смартфон — в нем будут доступны все функции сервиса.

Виджет бронирования проката добавляют на сайт, чтобы посетители могли за пару кликов выбрать и забронировать инвентарь на нужные дату и время. Важно, чтобы сервис автоматизации можно было интегрировать с другими платформами — например, облачной телефонией или CRM-системами. Rent in Hand открывает перед владельцами прокатов все эти возможности.

Преимущества Rent in Hand

• Автоматический расчет цен — калькулятор рассчитает стоимость услуг с учетом тарифа, скидок или штрафов. Тонкая настройка позволяет гибко задавать параметры программ лояльности, акций и залогов.
• Информативный дашборд для наглядного отображения состояния дел: роста прибыли, объемов заказов, рентабельности и т.д.
• Работа с персоналом — назначение заработных плат, процента от продаж, аналитика KPI и т.д.
• Техническая поддержка, которая поможет в настройке и отладке процессов.

Почему клиенты выбирают Rent in Hand для развития своего бизнеса? Потому что сервис на практике позволяет:

• Сократить простои на 30%.
• Создавать документы всего за 15 секунд.
• Оформлять клиента в течение 1 минуты.
• Увеличивать доходы арендного бизнеса в 3 раза.

Не давайте конкурентам шанса вас обойти — автоматизируйте прокат и увеличивайте прибыль вместе с Rent in Hand!

FAQ