Учёт аренды и проката: программа для арендодателя — онлайн-учёт договоров, инвентаря и оплат

Что такое учёт аренды у арендодателя

Учёт аренды у арендодателя — это операционный, а не бухгалтерский процесс. Бухгалтерия идёт параллельно (доходы в книге учёта, НДС или УСН, отчётность в налоговую), но её одной недостаточно. Главные вопросы, на которые арендодатель отвечает каждый день:

• Какой инвентарь сейчас выдан, а какой свободен?
• Когда клиент должен вернуть оборудование?
• Сколько он внёс залога и сколько вернуть после возврата?
• Не просрочил ли он смену? Нужно ли начислить штраф?
• Сколько он заплатил всего за месяц, квартал, год?
• Какие позиции инвентаря приносят больше выручки, какие простаивают?

Бухгалтер на эти вопросы не ответит — он работает с актами и счетами, а не со сменами и графиком бронирования. Поэтому арендодатели ведут два учёта параллельно: бухгалтерский (для налоговой) и операционный (для бизнеса). Эта статья — про второй.

Чем учёт у арендодателя отличается от учёта у арендатора

Если вы видите в чек-листе своих задач слова «график выдачи», «залог», «штраф за просрочку», «выдача и возврат инвентаря» — вы арендодатель, и эта статья для вас. Если вы видите «амортизация ППА», «обязательство по аренде», «дисконтирование» — переключитесь на материалы для бухгалтеров арендатора.

Три задачи операционного учёта аренды

Если эти три блока в порядке — бизнес считается, налоговая получает корректные данные, клиенты не разбегаются. Если хотя бы один блок ведётся «по памяти» или в общем чате — рано или поздно случится коллизия: вы выдадите палатку, которая уже забронирована, или забудете вернуть залог, или попросите доплату с человека, который всё оплатил.

Виды аренды и проката: что нужно учитывать

Учёт строится по-разному в зависимости от модели бизнеса. Ниже — пять типовых сценариев и что в каждом из них критически важно фиксировать.

Краткосрочный прокат (часы, сутки)

Велопрокат, прокат самокатов, фотооборудования, лыж, сноубордов, бытовой техники в выходные. Главная особенность — высокая оборачиваемость. За день один велосипед может уйти к 5–10 клиентам. Учёт должен фиксировать каждую выдачу с точностью до минуты, потому что лишний час — это уже доплата.

Что критично фиксировать:

• Время выдачи и плановое время возврата (с минутами, не датой)
• Сумма залога — наличными или картой, нужно вернуть
• Состояние инвентаря на выдаче (фото)
• Просрочка — автоматически пересчитанный штраф

В Excel это посчитать почти невозможно — на смену выходит 50–80 транзакций, всё руками не сведёшь. Поэтому 100% активных прокатов работают через специализированный софт, кассу 54-ФЗ и автоматическое начисление штрафов.

Долгосрочная аренда (месяцы, годы)

Аренда строительной техники, генераторов, спецтранспорта, мебели в офис, посуточная сдача квартир на длительный срок. Один договор — один клиент на 30/90/365 дней. Главная задача — не забыть про продление, начисление ежемесячной платы, проверку технического состояния каждые N месяцев.

Что критично фиксировать:

• Период аренды и автопродление (если предусмотрено)
• График ежемесячных платежей и фактических оплат
• Залог и условия его удержания при возврате
• Плановые ТО и регламентные работы

Сезонная аренда (велопрокат, лыжи, надувные лодки)

Гибрид первых двух: высокий поток в сезон (май–сентябрь для велосипедов, декабрь–март для лыж) и нулевой межсезон. Главная задача — подготовиться к сезону: купить парк, нанять смены, открыть пункты выдачи, и в межсезонье — провести ТО, обновить парк, не платить аренду помещения зря.

Что критично фиксировать:

• Сезонная статистика по позициям (что покупать, что списывать)
• Расход по сменам и сотрудникам (чтобы планировать ФОТ)
• Износ инвентаря (когда менять колёса, цепи, крепления)
• Кассовый разрыв в межсезон (планировать оборотные средства)

Аренда с залогом и без

Залог — самостоятельный объект учёта. Это не выручка (вы вернёте его клиенту), но это деньги в кассе. Если их не учитывать отдельно, в конце месяца вы получите красивую цифру дохода, из которой надо вычесть весь невыданный залог — а это часто 30–50% от оборота.

Что критично фиксировать:

• Сумма залога по каждому договору
• Дата и способ возврата (наличные, на карту)
• Удержания из залога (штраф за просрочку, порчу инвентаря)
• Остаток невозвращённого залога на конкретную дату

Корпоративная аренда (B2B)

Сдача оборудования юрлицам — мероприятие, выставка, корпоратив, съёмка. Главная особенность — постоплата по счёту, безналичный расчёт, акты и счета-фактуры, иногда длинный согласовательный цикл.

Что критично фиксировать:

• Реквизиты юрлица и ответственный менеджер
• Договор и спецификация (что именно выдано)
• Счёт, акт, счёт-фактура (если ОСНО)
• ДЗ — кто и сколько должен по каким договорам

Как вести учёт аренды: 6 ключевых блоков

Любая система учёта аренды — собственный Excel, готовая CRM или ERP — должна закрывать шесть блоков. Если хотя бы один отсутствует, бизнес начнёт «течь»: терять выручку, путаться в инвентаре, копить должников.

1. Учёт инвентаря (что сдаём в аренду)

Базовый блок. Каждая позиция инвентаря — отдельная карточка с описанием, фото, состоянием, стоимостью покупки, текущей балансовой стоимостью.

Что должно быть в карточке инвентаря:

• Описание позиции
• Категория (велосипеды → горные → 26 дюймов)
• Состояние: исправен / в ремонте / списан / выдан клиенту
• Стоимость покупки и дата ввода в эксплуатацию
• История выдач и перемещений (кому, когда, на сколько)
• Прайс по тарифам (час, сутки, неделя, месяц)

В Rent in Hand карточка инвентаря заводится быстро, а его состояние видно в реальном времени — статусы, история, перемещения. При выдаче через мобильное приложение можно сделать фотофиксацию состояния, чтобы при возврате было с чем сравнить.

2. База клиентов (кому сдаём)

Второй блок — клиентская база. Не путать с «контактами в телефоне» — это структурированная база, где каждый клиент имеет историю аренд, предпочтения, последнюю активность.

Минимум полей:

• ФИО, телефон, email
• Паспортные данные (если требуется при выдаче с залогом)
• Категория клиента (физлицо / ИП / юрлицо)
• История аренд и общая сумма выручки от клиента
• Предпочтения клиента, фото или видео (например, состояние при предыдущих возвратах)

Если в базе 50 клиентов — Excel ещё справится. Если 500+ — поиск, сегментация, рассылки и аналитика без CRM становятся невозможны. Сегодня большинство арендодателей с базой более 100 клиентов используют отраслевую CRM.

3. Договоры аренды (на каких условиях)

Каждая выдача оформляется договором. Это не формальность — без подписанного договора вы не сможете взыскать ущерб, штраф или удержать залог.

Минимальный набор пунктов в договоре аренды:

1. Стороны (арендодатель и арендатор, паспортные/реквизиты)
2. Предмет (что именно выдано, с описанием и состоянием)
3. Срок (с какого по какое время)
4. Арендная плата и порядок расчётов (ст. 614 ГК РФ)
5. Залог и условия его удержания
6. Ответственность сторон (порча, утеря, просрочка)
7. Порядок возврата (ст. 622 ГК РФ)

В операционной программе договор и акт должны генерироваться автоматически из карточки выдачи — данные клиента + позиции инвентаря + цены + залог = готовый документ за 15 секунд. В Rent in Hand шаблон договора настраивается и редактируется один раз в админке, дальше система подставляет переменные сама.

4. График бронирования (когда занят инвентарь)

Сердце операционки. График бронирования — это календарь, где видно: какой инвентарь свободен на дату X, какой занят, кто занял и до когда.

Без графика бронирования начинаются конфликты — двойные брони, очереди, отказы. С графиком — клиент видит через виджет на сайте, что доступно, и сразу бронирует на нужную дату; менеджер видит загрузку парка по дням и понимает, когда докупать инвентарь.

В Rent in Hand график бронирования встроен в админку, а на сайт можно поставить виджет бронирования с онлайн-оплатой (отдельный модуль, единоразово 35 000 ₽). Для соцсетей есть отдельное мини-приложение во ВКонтакте.

5. Оплаты, залог, возвраты

Денежный блок. Здесь самые частые ошибки в Excel-учёте:

• Перепутали наличные и безнал — в кассе не сходится
• Забыли вернуть залог — клиент в претензии
• Не начислили штраф за просрочку — потеряли деньги
• Приняли частичную оплату и забыли довзыскать остаток

В программе учёта аренды должна быть отдельная сущность «оплата», привязанная к договору, со статусами (получена / возвращена / частично / просрочена). Касса 54-ФЗ — отдельный регламент, для приёма платы от физлиц обязательна онлайн-касса с фискальным накопителем (исключения — самозанятые с чеком из «Мой налог», и ИП на патенте по некоторым видам деятельности).

6. Отчёты для собственника и налоговой

Финальный блок — отчётность. Отчёты делятся на два типа:

• Управленческие: выручка по периодам, средний чек, оборачиваемость инвентаря, доход по сотрудникам, топ-клиенты, дебиторская задолженность
• Внешние: книга учёта доходов (УСН), декларация (УСН/ОСНО), отчёты по кассе (54-ФЗ)

Бухгалтер обычно занимается вторым блоком, собственник — первым. Хорошая CRM для проката закрывает управленческие отчёты «из коробки», а данные для бухгалтерии выгружает в формате 1С или Excel.

Excel vs CRM для аренды — реальное сравнение

Каждый второй прокат начинался в Excel. Это нормально на старте — пока у вас 10 клиентов и 20 позиций, Google-таблица справляется. Но как только бизнес растёт, Excel начинает тормозить: уходит время на ручное заполнение, ошибки накапливаются, отчёты считаются часами.

Ниже — честное сравнение Excel и специализированной CRM на примере Rent in Hand:

Главный вывод: Excel — это бесплатно, но дорого по времени. CRM — платно, но окупается уже через 1–2 месяца за счёт сэкономленного времени менеджеров и пойманных «потерянных» денег (доплаты, штрафы, забытые залоги).

По данным Rent in Hand, простой инвентаря после внедрения сокращается на 30%, а доход бизнеса вырастает в ×3 — тот же парк техники начинает приносить заметно больше.

Что говорит закон: договоры аренды и НК РФ

Аренда регулируется главой 34 Гражданского кодекса РФ. Прокат (бытовой) — это частный случай аренды, и для него действует параграф 2 главы 34. Налоговая сторона регулируется НК РФ — режимом налогообложения (УСН, ПСН, ОСНО), а порядок приёма платы — Федеральным законом 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Ключевые статьи Гражданского кодекса

• Ст. 606 ГК РФ — общие положения об аренде. Определяет, что по договору аренды арендодатель передаёт арендатору имущество во временное владение и пользование за плату.
• Ст. 614 ГК РФ — арендная плата. Можно фиксированную, можно зависящую от срока или объёма пользования. Можно менять не чаще одного раза в год, если иное не предусмотрено договором.
• Ст. 622 ГК РФ — возврат имущества. Если арендатор не вернул имущество в срок, арендодатель вправе требовать арендную плату за весь период просрочки.
• Ст. 626–631 ГК РФ — специальные нормы для договора проката (когда арендодатель — предприниматель, профессионально занимающийся прокатом).

Полные тексты статей удобно открывать в КонсультантПлюс — это бесплатная и официальная база. Если вы пишете шаблон договора впервые, лучше показать его юристу для адаптации под ваш бизнес.

Налоговые режимы для арендодателя

Самые частые комбинации:

Для большинства начинающих прокатов оптимально — УСН 6% или патент (если ваш вид деятельности и регион подпадают). При обороте более 5–10 млн в год и больших закупках имеет смысл считать УСН 15%.

Касса по 54-ФЗ: нужна или нет

Если вы принимаете плату от физлиц наличными или картой — нужна онлайн-касса с фискальным накопителем (ОФД). Исключения:

• Самозанятые (НПД) — выдают чек из приложения «Мой налог», касса не нужна.
• ИП на ПСН по ряду видов деятельности (список меняется, проверять для своего ОКВЭД).
• Безналичный B2B-расчёт между ИП и юрлицами по счёту — без кассы (есть нюансы, лучше уточнить у бухгалтера).

В остальных случаях — касса обязательна. Rent in Hand интегрируется с онлайн-кассой АТОЛ (54-ФЗ), и чек формируется прямо из карточки выдачи.

5 пунктов, без которых договор аренды не работает

1. Стороны — кто арендодатель, кто арендатор. Для физлица — ФИО и паспорт. Для юрлица — наименование, ИНН, КПП, ОГРН, расчётный счёт.
2. Предмет — что именно сдаётся в аренду. Не «велосипед», а «велосипед STELS Navigator 750 MD, цвет чёрный, год выпуска 2024».
3. Срок — с какой даты и времени по какую. Если срок не указан — договор считается заключённым на неопределённый срок (ст. 610 ГК РФ).
4. Цена и порядок оплаты — сколько и когда платит арендатор.
5. Ответственность — что будет, если арендатор сломает, потеряет, вернёт с опозданием. Размер штрафа, порядок удержания из залога.

Дополнительно стоит прописать: место передачи и возврата, порядок осмотра при возврате, форс-мажоры, подсудность.

Программа для учёта аренды: что должно быть

На рынке десятки решений — от универсальных CRM до отраслевых ERP. Универсальные CRM плохо подходят для аренды: в них нет графика бронирования, нет инвентаря, нет залогов. Поэтому мы рекомендуем отраслевые продукты — те, что заточены именно под прокат и аренду.

Чек-лист функций, без которых программа не подходит для проката:

1. Учёт инвентаря с категориями, фото и историей
2. График бронирования с проверкой пересечений и виджетом на сайт
3. Автогенерация договора (PDF в один клик)
4. База клиентов с историей, сегментацией, статусами
5. Учёт залогов отдельно от выручки
6. Касса 54-ФЗ или интеграция с ОФД
7. Мобильное приложение для выдачи на точке без компьютера
8. Уведомления клиентам по SMS/email/мессенджеру
9. Учёт сотрудников и смен — кто работал, какая выручка, какая зарплата
10. Аналитика и отчёты — управленческий дашборд + выгрузка в бухгалтерию

Дополнительно ценные функции, которые есть не во всех:

• Модуль ремонтной мастерской (для проката с обслуживанием)
• Модуль магазина (доппродажи: расходники, аксессуары)
• Модуль доставки
• REST API для интеграции со сторонними системами
• Мини-приложение во ВКонтакте (бронирование прямо в VK)
• ИИ-помощник с прогнозом дохода и посещаемости

Критерии выбора программы

• Отзывы реальных арендодателей (а не общие CRM-отзывы). Смотрите CRMindex, vc.ru, профильные чаты.
• Юрлицо с реальными реквизитами — у официального вендора есть ИНН, договор-оферта и живая техподдержка, а не только лендинг.
• Цена в рублях, без привязки к доллару.
• Триал 7 дней без карты и без оплаты — чтобы можно было попробовать всё на реальных задачах.
• Поддержка на русском в чате или мессенджере (а не только email).

Rent in Hand для учёта аренды — обзор

Rent in Hand — облачная программа для учёта аренды и проката от ООО «Юсфулсофт» (ИНН 6163221328, Ростов-на-Дону).

Что внутри:

• Облачная веб-панель с дашбордом, графиками выручки, ДДС, графиком бронирования
• Мобильное приложение для Android (RuStore) с фотофиксацией состояния — менеджер оформляет выдачу прямо со смартфона
• Виджет бронирования с онлайн-оплатой для встройки на сайт (отдельный модуль, единоразово 35 000 ₽) — клиенты видят свободные даты и бронируют сами
• Мини-приложение во ВКонтакте — бронирование без перехода на сайт
• Модуль «Мастерская» (в тарифе «Профи») — учёт ремонтных работ по инвентарю
• Модуль «Магазин» (в тарифе «Профи») — доппродажи, расходники, аксессуары
• Модуль «Доставка» (в тарифе «Профи»)
• Интеграции — онлайн-касса АТОЛ (54-ФЗ), amoCRM, Google Календарь, телефония (Новофон, «Мои звонки»), SMS (СМС Дисконт), F.Doc (подпись по ссылке), Integrilla (WhatsApp/Telegram)
• ИИ-помощник — прогноз дохода и посещаемости

Внутри админки решены все шесть блоков учёта (инвентарь, клиенты, договоры, бронирование, оплаты, отчёты). Договор и акт генерируются за 15 секунд, оформление клиента занимает около минуты.

📱 Реальные экраны

Как выглядит учёт аренды и проката в Rent in Hand

Не макеты — живые экраны мобильного приложения. Так же учёт проката ведётся и в веб-панели на компьютере.

Рейтинг 4.8 из 5 на CRMindex. Среди отзывов — арендодатели инструмента, велопроката, проката строительной техники, оборудования для мероприятий.

Тарифы

7 дней бесплатного триала без карты и обязательств — успеете попробовать всё на реальном инвентаре и реальных клиентах.

Получить шаблоны бесплатно →

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Чем учёт аренды у арендодателя отличается от учёта у арендатора?

Это два разных процесса. Арендодатель (тот, кто сдаёт) ведёт операционный учёт: договоры, инвентарь, оплаты, залоги, график выдач. Налоговая сторона — простая: доходы по ст. 250 НК РФ при УСН или НДС при ОСНО. Арендатор (тот, кто арендует) ведёт бухгалтерский учёт по ФСБУ 25/2018: признаёт право пользования активом (ППА), обязательство по аренде, считает амортизацию и проценты. Это абсолютно разные задачи, разные программы, разные специалисты. Эта статья — про учёт у арендодателя.

Нужна ли касса для приёма платы за прокат?

Да, если вы принимаете плату от физлиц наличными или картой — нужна онлайн-касса с фискальным накопителем (54-ФЗ). Исключения: самозанятые (выдают чек из «Мой налог»), ИП на патенте по некоторым видам деятельности, безналичный B2B-расчёт между ИП и юрлицами по счёту. Rent in Hand интегрируется с онлайн-кассой АТОЛ — чек формируется из карточки выдачи автоматически.

Как оформить договор аренды юридически правильно?

В договоре должны быть пять обязательных пунктов: стороны (с реквизитами), предмет (с уникальным описанием), срок (с конкретными датами), цена и порядок оплаты, ответственность сторон. Опирайтесь на ст. 606, 614, 622 ГК РФ — это базовые нормы. Для проката (когда вы — предприниматель и сдаёте часто) дополнительно работают ст. 626–631 ГК РФ. Готовый шаблон можно скачать в нашем комплекте выше или сгенерировать автоматически в Rent in Hand. Перед массовым использованием рекомендуем показать шаблон юристу для адаптации под ваш бизнес.

Можно ли вести учёт аренды в Excel?

На старте — да. Пока у вас до 50 позиций инвентаря, до 100 клиентов, одна точка выдачи и один сотрудник — Excel или Google Sheets справится. Когда параметры превышены, начинаются проблемы: двойные брони, забытые залоги, потерянные доплаты, неучтённые штрафы. По нашим наблюдениям, средний арендодатель «упирается» в Excel через 3–6 месяцев работы и переходит на специализированную программу. Чем раньше переход — тем меньше «грязных» данных придётся переносить.

Какие отчёты обязательны при сдаче в аренду?

Это зависит от налогового режима:

• УСН — Книга учёта доходов и расходов (КУДиР), декларация раз в год.
• Патент (ПСН) — Книга учёта доходов, декларации нет.
• ОСНО — полный комплект (баланс, отчёт о финрезультатах, декларация по НДС поквартально, налог на прибыль).
• Самозанятость (НПД) — только чеки в «Мой налог», ничего больше.

Плюс отчёт по кассе (Z-отчёт), если применяете 54-ФЗ. Большинство этих отчётов делает бухгалтер по данным из вашей операционной системы — поэтому важно, чтобы CRM умела выгружать данные в Excel или формате 1С.

Сколько стоит программа для учёта аренды?

Зависит от размера бизнеса. Тариф «Старт» Rent in Hand — 850 ₽/мес при оплате за год (для одной точки, одного сотрудника). Тариф «Бизнес» — 2 000 ₽/мес (3 точки, 5 сотрудников). Тариф «Профи» без лимитов — 3 500 ₽/мес. На рынке есть решения и дешевле, и дороже, но за 850–3 500 ₽ в месяц вы получаете полноценную CRM с мобильным приложением, виджетом, кассой, договорами, аналитикой и поддержкой. Окупаемость для среднего проката — 1–2 месяца, дальше CRM просто экономит время и ловит «потерянные» деньги.

Подходит ли Rent in Hand для проката автомобилей?

Да. Базовая функциональность одинаково работает для велопроката, проката инструмента, спецтехники, фототехники, авто. Для автопроката специфику (ПТС, страховка, особые условия) удобно вести в карточке инвентаря и в условиях договора, а шаблон договора редактируется под ваш бизнес. В тарифе «Профи» доступен REST API для интеграций со сторонними системами.

Есть ли пробный период?

Да, 7 дней бесплатно без привязки карты (тариф «Тест»). За это время можно завести инвентарь, добавить клиентов, выдать пару договоров, поставить виджет на сайт и понять, подходит ли вам Rent in Hand. Если не понравится — просто не оплачиваете, доступ закрывается без вопросов.

Что делать дальше: с чего начать учёт проката

Если вы дочитали до этого момента — у вас, скорее всего, один из двух статусов:

1. Прокат уже работает в Excel, и вы чувствуете, что упёрлись. Двойные брони, забытые залоги, теряете время на договоры. Решение очевидное — попробовать специализированную CRM. Откройте триал, перенесите туда инвентарь и 10–20 клиентов, оформите пару выдач. Через неделю вы поймёте, нужен ли вам этот переход. По нашей статистике — нужен в 9 из 10 случаев.

2. Вы только запускаете бизнес. Скачайте бесплатный комплект договоров и шаблон Excel-журнала. Этого хватит на первые 20–30 выдач. Когда поток вырастет до десятка клиентов в день — возвращайтесь и подключайте CRM. Начать сразу с CRM тоже можно — экономите силы на бумажной возне и сразу строите процессы правильно.

В обоих случаях у вас есть 7 дней бесплатного триала и наша поддержка в чате — поможем настроить систему под ваш бизнес и перенести данные из Excel.

Открыть Rent in Hand на 7 дней бесплатно →